新_情報サービス

データ加工｜取引先ごとに異なるフォーマットを吸収し、正確にデータ化

取引先ごとに依頼されるデータフォーマットが異なる場合でも、当社で加工・対応します。お客様が決まったフォーマットに合わせて依頼を作成する必要がなくなります。

エラーチェック

センター業務で取り扱うご注文データについて、在庫数を超える注文があった場合は欠品をお知らせします。また、システムだけでは検出できない以下のようなエラーも目視で確認しています。

• 郵便番号や電話番号の「0落ち」
• 郵便番号と住所の不一致
• 発送時に段ボールへ貼付・同梱する資料の誤り
• 納品先や資料内容と紐づかない依頼
• 重複依頼の可能性があるケース　など

スキャニング

紙媒体で受領する入荷時の納品書等をスキャニングしデータ化することで、紛失を防ぎ、検索を容易にし、お問い合わせがあった際に速やかにご回答します。

データ作成（データ入力代行）

紙媒体で受領したご注文について、出荷データの作成から発送まで一括して対応します。手書き文字やフォーマットの違いなど、OCRでは判別が難しいアンケートでも、定期案件の場合は「ダブルパンチ※」によるデータ入力と照合システムを導入し、正確に対応しています。また、お客様のお取引先から直接当社へ納品がある場合、納品数量が不明なケースでも当社で数量を確認し、入荷データを作成してお客様へご報告することが可能です。

※「ダブルパンチ」＝同じデータを2人で入力し、照合して正確性を高める手法。

ラベル出力

多種類のラベルを取り揃えており、用途に応じて発送時の外装にラベルシールを貼付しています。納品先様は開梱せずとも、どの企画の商品か、何が入っているかを一目で把握できます。商品名シールやJANシールの作成にも対応可能です。

データベースサービス｜クラウド活用と名簿管理で、大量データを安全に活用

BCP対策の一環として、クラウドサービスやオンプレミス型システムを活用し、大量データを効率的に保存・管理・活用できる環境を整えています。万が一PCに不具合が発生した場合でも、お客様への影響を最小限に抑え、迅速に通常業務へ復旧できます。セキュリティソフトに加えてUTM（統合脅威管理）も導入し、外部からの不正アクセス、内部からの漏えいにも対応しています。

データの管理・活用

センター業務で取り扱うご注文データをはじめ、お客様の多様かつ重要な情報を安全にお預かりします。お客様のデータ形式に合わせた管理システムの作成、追加で要望があった際の改修にも対応可能です。物流事業も行っている当社の強みを活かし、ご注文データをもとに発送業務に関するご提案なども行います。

会員管理（名簿管理）の代行

お客様の事業運営をサポートするため、会員管理の代行も行っています。データ形式だけでなく、書面で会員管理をしているケースにもデータ入力代行業務によって対応します。データ化した会員情報を一定期間ごとに照合することで、書面とデータの重複依頼、重複発送を防ぎます。

機密情報の破棄

お客様の情報を適切に廃棄することも、情報漏洩のリスク回避には不可欠です。月次ごとの社内授受記録の管理、授受データの一定期間保管および削除、個人情報・機密情報を含む書類の廃棄を行います。

• 社内シュレッダー（裁断約4×10㎜）
• 提携会社への溶解処分（廃棄証明書の発行も可能）
• ヤマト運輸　機密文書リサイクルサービス（廃棄・溶解処理）

管理システムの構築｜在庫・顧客・物流を一元管理し、帳票も自動出力

お客様の取引先様が使用する販売管理システムや受注管理システムによって、出力される発送依頼データのフォーマットは異なります。当社では、データの並び順が異なる場合でも取り込めるようシステムを構築し、一元管理を実現。お客様の余計な手間を省きます。

在庫管理システム

商品ごとに入庫・出庫した日時と数量を管理することで、在庫数量を迅速に確認できます。設定によっては、お客様ご自身でもWeb上で現在の在庫数量を確認することが可能です。

各種管理システム

• 顧客管理システム：顧客情報を登録することで、納品先ごとの納品書フォーマットの変更が可能です
• セット品管理システム：お預かりしている商品をまとめて「○○セット」とする場合にも、在庫管理上は各商品を在庫から引き落とし、納品書には「○○セット」と出力できます
• 物流管理システム（帳票処理）：発送依頼データを基に、ピッキングリスト・納品書・送り状・出荷報告データ・在庫計上データを出力できます。出荷依頼データの取り込みパターンを複数登録することで、販売管理システムや受注管理システムによって出力される、並び順の異なるデータにも対応可能です。お客様が進捗状況をWeb上でリアルタイムに確認できるシステム設定も可能です